Fortegnelse over persondata i Haveforeningen Humlehaven
1974
Haveforeningen er dataansvarlig, og derfor er det et krav i persondataforordningen, at haveforeningen fører en fortegnelse
over haveforeningens brug af persondata. Fortegnelsen opdateres løbende
Foreningen er:
Haveforeningen Humlehaven 1974
Humlehaven 1A
6100 Haderslev
www.humlehaven1974.dk
Generelt opbevarer vi personoplysninger på følgende måde:
Udover oplysninger i Kolonihaveforbundets foreningsportal og vurderingssystem, opbevarer vi alle foreningens personoplysning på formandens private computer og i vort regnskabssystem, der kun administreres af kasseren.
Derudover hænger der i 'dueslaget' en liste over de personer, der står registreret som haveejere, indeholdende navn og telefonnummer, for dem der ønsker det.
Foreningen behandler persondata i forbindelse med følgende aktiviteter:
-
Indkaldelse til generalforsamling og udsendelse af nyhedsbreve
-
Venteliste
-
Medlemsadministration
-
Administration af havelodderne
-
Vurdering (herunder ankevurdering)
-
Salg af huse
-
Bestyrelse og andre tillidshverv
-
Nøgler til toiletterne
Ad 1 mødeindkaldelser og referater
Hvorfor: at afholde bestyrelsesmøder,
generalforsamlinger og andre møder som er nødvendige for at drive foreningen.
Hvem : medlemmerne
Hvad : navn, adresse, e-mail, telefonnummer, havenummer
Hvor : hos Humlehaven og kolonihaveforbundet
Hvordan: oplysninger opbevares på fildrev og i regnskabsprogram. Foreningsportal og vurderingssystem
Hvornår:
Alle informationer vedr. navne, adresser, e-mails og telefonnumre på haveejere slettes senest 5 år efter salg af haven, i forbindelse med destruktion af regnskabsbilag.
Referater slettes aldrig, da der er brug for dokumentation af diverse beslutninger
Ad 2
Hvorfor: at holde styr på personer der ønsker at stå på venteliste til et hus.
Hvem : folk udenfor haven der har givet deres samtykke
Hvad : navn, telefonnummer
Hvor : hos Humlehaven
Hvordan: oplysninger opbevares på fildrev
Hvornår: Hvis personen køber have, overdrages oplysningerne til haveforeningen og kolonihaveforbundet se
under pkt. 1. Hvis ikke personen ønsker at stå på venteliste længere, sletter vi alle oplysninger.
Ad 3
Hvorfor: At registrere oplysninger om medlemmerne i foreningsportalen og i øvrigt,
som er nødvendige for at foreningen kan administrere foreningen, opkræve kontingent, haveleje mv.
Hvem : medlemmerne
Hvad : navn, adresse, e-mail, telefonnummer
Hvor : hos Humlehaven og kolonihaveforbundet
Hvordan: oplysninger opbevares på fildrev, papir-arkiv (lejeaftaler) og i regnskabsprogram. Foreningsportal og vurderingssystem
Hvornår: Alle informationer vedr. navne, adresser, e-mails og telefonnumre på haveejere slettes senest 5 år efter salg af haven, i forbindelse med destruktion af regnskabsbilag.
Referater slettes aldrig, da der er brug for dokumentation af diverse beslutninger
Ad 4
Hvorfor: At indsamle og vedligeholde oplysninger om haveloddet, f.eks. om nedgravning af el,
vand og faskiner. Oplysninger om byggeri på haveloddet (byggeansøgninger, byggetilladelser, dispensationer, opmåling mv.)
Hvem : Havelodderne
Hvad : Havenummer, byggeansøgninger, byggetilladelser, optegninger over grunde
Hvor
: hos Humlehaven og kolonihaveforbundet
Hvordan: Oplysningerne opbevares på fildrev, papir-arkiv og foreningsportal.
Hvornår: Alle informationer om havelodderne bevares til haveforeningens nedlæggelse.
Ad 5
Hvorfor: At fastsætte maksimal salgspris efter vurderingsreglerne
Hvem : Medlemmerne og vurderingsfolk
Hvad : Navn, adresse, havenummer, vurderingspris, anden oplysninger om haveloddet
Hvor : hos Humlehaven, vurderingsportalen, sælger og køber
Hvordan: Vurderingsportalen
Hvornår: Aldrig, vurderinger er et gyldigt dokument, som senere kan blive relevant i en retssag eller i forbindelse med et salg mange år senere
Evt. regnskabsbilag slettes efter 5 år
Ad 6
Hvorfor: Udarbejde købsaftaler og lejeaftale. Afregning af købssummen med haveejeren
til aftalt pris, der ikke overstiger maksimalprisen. Sørge for at køber bliver registreret som medlem i foreningen, kredsen og forbundet. Og at køber har læst, forstået og underskrevet vore ordensregler inden køb. Desuden
sørge for at nøgle til Fælleshusets toiletter bliver overdraget ved salg.
Opfordre køber til at blive forsikret i forbundets fællesforsikring.
Hvem : Køber
Hvad : Sælgers navn, adresse. Købers navn, adresse,
e-mail, telefonnummer. Vurderingspris, købspris m.v.
Hvor : hos Humlehaven og kolonhaveforbundet. Hos køber, sælger og evt. forsikringsselskab.
Hvordan: Oplysningerne opbevares på fildrev, papir-arkiv og foreningsportal.
Hvornår:
Aldrig, vurderinger er et gyldigt dokument, som senere kan blive relevant i en retssag eller i forbindelse med et salg mange år senere. Evt. regnskabsbilag slettes efter 5 år.
Ad 7
Hvorfor: administration af de tillidsvalgte i foreningen
Hvem : tillidshverv fx bestyrelsesmedlemmer
Hvad : navn, adresse, e-mail, telefonnummer, havenummer
Hvor : medlemmerne, haveforeningen, kredsen og kolonihaveforbundet
Hvordan: website, dueslag, foreningsportal
Hvornår: Når medlemmet ikke længere varetager et tillidshverv slettes vedkommende fra website, dueslag og foreningsportal. Evt. regnskabsbilag
slettes efter 5 år. Referat fra generalforsamling slette ikke.
Ad 8
Hvorfor: administration af nøgler til fælleshusets toiletter
Hvem : haveloddet
Hvad : havenummer
Hvor : haveforeningen
Hvordan: via salgspapirer og fildrev
Hvornår: Nøglen tilhører haveloddet, og derfor gemmes informationerne uendeligt.